Dear District 126 Families,

As we approach the winter months, I would like to update you on the District’s plans for potential school closures due to inclement weather.

The Board of Education adopted an e-Learning plan for the years 2020-2023 that allows the District to ensure continuity of education in the event that students are not physically present due to an emergency closure. Most often, an emergency closure occurs due to inclement weather. As a result, during the winter months, I work closely with neighboring school districts to monitor conditions and ensure weather-related decisions are made in a timely manner whenever possible.

Our approved e-Learning plan ensures that education continues on these days and allows the District to utilize up to 5 emergency e-Learning days per school year without resulting in additional changes to the academic calendar.

On an e-Learning day, students are expected to log into their learning management system (Canvas at ZBTHS and ECHO at New Tech) and submit attendance by 10:00 a.m. and complete assigned learning activities assigned by their teachers.

The procedures for an e-Learning day are outlined below:

Communication Timeline

By 1:00 p.m the previous day

If a closure is to be anticipated due to inclement weather approaching the area (e.g., significant snowfall or subzero temperatures), the District will notify students, staff, and families of a potential closure being considered. This notification will occur via email, text message, robocall, and will be posted on the district’s website and social media pages (@ZBPride).
Students will be reminded to bring home their district-issued chromebook.
Staff will be notified to develop an appropriate lesson for eLearning and to bring home their district-issued devices.

By 5:30 a.m. the day of

The District will communicate the closure status to all staff and students via email, text message, robocall, and will be posted on the district’s website and social media pages (@ZBPride) prior to this time.

eLearning Day Timeline

By 8:30 am the day of

Teachers will post all lessons in the school’s Learning Management System (Canvas for Zion-Benton Township High School and ECHO for New Tech @ Zion-Benton East). These lessons should include 45 minutes of learning activities for each class, will reflect current topics of study, and will align to curriculum goals and objectives.
The attendance link will be posted on ECHO and Canvas for students to complete when they start their school day.

Student Attendance and School Day

By 10:00 am the day of

All students must sign in to school via the Attendance Form posted on Canvas or ECHO.

8:30 a.m - 2:30 p.m. the day of

Students should be working on assigned learning tasks during the school day.
Staff are required to check email hourly to assist with any questions related to the eLearning lessons.

Supporting Students with Special Needs

Special Education Students

Special Education students will continue to receive appropriate services during eLearning days. Special education teachers and instructional aides will be available by phone or email to assist with learning and provide respective support services.
Related service providers will either provide services remotely or reschedule missed minutes.
Bilingual Students

Emergent Bilingual students will continue to receive appropriate services during eLearning days. Bilingual Education teachers and bilingual instructional aides will be available by phone or email to assist with learning, and teachers will provide translated materials as appropriate.

Internet Accessibility Concerns

If a student is unable to access the Internet at home, the parent should contact the student’s school and report the issue so the student is marked present for the day. The District recognizes that all students may not be able to access material at the same time and place. As a result, teachers will provide flexible timelines for completion if a student does not have sufficient Internet access or has other circumstances which prevent students from completing and submitting any assigned work during the eLearning day.
The District will provide hard copy handouts of online content whenever possible with the added grace period upon return to school for those activities requiring links to online content.
Students can work on content “offline” on any previously assigned tasks or documents, and “resync” upon the return to school.

Preparation for eLearning Days

District 126 provides its teachers, instructional aides, and students with district-issued Chromebooks. The District also provides ongoing training in the use of Chromebooks, learning management systems, various software support programs, and instructional delivery in a one-to-one environment.

For access to this plan, please visit our website at www.zbths.org.

It is always our goal to keep our school buildings open for learning. However, e-Learning days will allow us to prioritize student and staff safety while providing continuity in education.

In partnership,

Dr. Jesse J. Rodriguez
Superintendent of Schools

 

______________________________________________________

Estimadas familias del Distrito 126:

A medida que nos acercamos a los meses de invierno, me gustaría informarles sobre los planes del Distrito para posibles cierres de escuela debido a las inclemencias del tiempo.

La Junta de Educación adoptó un plan de aprendizaje electrónico para los años 2020-2023 que permite al distrito garantizar la continuidad de la educación en caso de que los estudiantes no estén físicamente presentes debido a un cierre de emergencia. La mayoría de las veces, se produce un cierre de emergencia debido a las inclemencias del tiempo. Como resultado, durante los meses de invierno, trabajaré cercanamente con los distritos escolares locales para monitorear las condiciones del tiempo y asegurar que las decisiones relacionadas con el clima se tomen de manera oportuna siempre que sea posible.

Nuestro plan de aprendizaje electrónico aprobado garantiza que la educación continúe en estos días y permite que el distrito utilice hasta 5 días de aprendizaje electrónico de emergencia por año escolar sin que se produzcan cambios adicionales en el calendario académico.

En un día de aprendizaje electrónico, se espera que los estudiantes inicien sesión en su sistema de manejo de aprendizaje (Canvas en ZBTHS y ECHO en New Tech) y se reporten presente antes de las 10:00 a.m. y completen las actividades de aprendizaje asignadas por sus maestros.

Cronograma de comunicación

Antes de la 1:00 p.m del día anterior

Si se anticipa un cierre debido a las inclemencias del tiempo que se acercan al área (por ejemplo, nevadas significativas o temperaturas bajo cero), el Distrito notificará a los estudiantes, el personal y las familias sobre un posible cierre que se está considerando. Esta notificación se realizará por correo electrónico, mensaje de texto, llamada automática y se publicará en la página web del distrito y en las páginas de redes sociales (@ZBPride).

Se recordará a los estudiantes que traigan a casa su Chromebook (computadora portátil) proporcionada por el distrito.

Se notificará al personal para que desarrolle una lección apropiada para eLearning y para que se lleve a casa sus dispositivos proporcionados por el distrito.

Cronograma de ELearning (aprendizaje en linea)

A las 5:30 a.m. el mismo día

El Distrito comunicará el estado del cierre a todo el personal y los estudiantes por correo electrónico, mensaje de texto, llamadas automáticas, y se publicará en el sitio web del distrito y las páginas de redes sociales (@ZBPride) antes de esta hora.

A las 8:30 am el mismo día

Los maestros publicarán todas las lecciones en el sistema de manejo de aprendizaje de la escuela (Canvas para la escuela secundaria Zion-Benton Township y ECHO para New Tech @ Zion-Benton East). Estas lecciones deben incluir 45 minutos de actividades de aprendizaje para cada clase, reflejarán los temas de estudio actuales y se alinearán con las metas y objetivos del plan de estudios.

El enlace de asistencia se publicará en ECHO y Canvas para que los estudiantes lo completen cuando comiencen su día escolar.

Asistencia de los estudiantes y día escolar

A las 10:00 am el mismo día

Todos los estudiantes deben registrarse a través del formulario de asistencia publicado en Canvas o ECHO.

8:30 a.m .-- 2:30 p.m. el mismo día

Los estudiantes deben trabajar en las tareas de aprendizaje asignadas durante el día escolar.

Se requiere que el personal revise el correo electrónico cada hora para ayudar con cualquier pregunta relacionada con las lecciones de eLearning.

Apoyando a los estudiantes con necesidades especiales

Estudiantes de educación especial

Los estudiantes de educación especial continuarán recibiendo los servicios apropiados durante los días de aprendizaje electrónico. Los maestros de educación especial y los asistentes de instrucción estarán disponibles por teléfono o correo electrónico para ayudar con el aprendizaje y proporcionar los servicios de apoyo respectivos.

Los proveedores de servicios relacionados proporcionarán servicios de forma remota o reprogramarán los minutos perdidos.

Estudiantes bilingües

Los estudiantes bilingües emergentes continuarán recibiendo los servicios apropiados durante los días de eLearning. Los maestros de educación bilingüe y los asistentes de instrucción bilingües estarán disponibles por teléfono o correo electrónico para ayudar con el aprendizaje, y los maestros proporcionarán materiales traducidos según corresponda.

Preocupaciones sobre la accesibilidad a Internet

Si un estudiante no puede acceder el Internet en casa, los padres deben comunicarse con la escuela del estudiante e informar el problema para que el estudiante esté marcado presente ese día. El Distrito reconoce que es posible que todos los estudiantes no puedan acceder al material al mismo tiempo y en el mismo lugar. Como resultado, los maestros proporcionarán tiempo flexible para completar tareas si un estudiante no tiene suficiente acceso a Internet o tiene otras circunstancias que impiden que los estudiantes completen y presenten cualquier trabajo asignado durante el día de eLearning.

El distrito proporcionará folletos impresos del contenido en línea siempre que sea posible con el período de gracia adicional al regresar a la escuela para aquellas actividades que requieran enlaces a contenido en línea.

Los estudiantes pueden trabajar en el contenido "sin conexión" en cualquier tarea o documento previamente asignado, y "resincronizar" al regresar a la escuela.

Preparación para los días de eLearning

El Distrito 126 proporciona a sus maestros, asistentes de instrucción y estudiantes Chromebooks proporcionadas por el distrito. El Distrito también brinda capacitación continua en el uso de Chromebooks, sistemas de administración de aprendizaje, varios programas de soporte de software y entrega de instrucción en un ambiente de uno a uno.

Para acceder a este plan, visite nuestra página web en www.zbths.org.

Nuestro objetivo siempre es mantener nuestros edificios escolares abiertos para el aprendizaje. Sin embargo, los días de e-Learning nos permitirán priorizar la seguridad de los estudiantes y el personal mientras brindamos continuidad en la educación.

Sinceramente,

Dr. Jesse J. Rodríguez

Superintendente de escuelas